Política de Subvenciones

Introducción 

Las organizaciones sin fines de lucro que ofrecen ayuda y representación legal a personas y comunidades indigentes sobrellevan la falta de recursos adecuados para proveer los servicios legales civiles necesarios para los procesos de acceso a la justicia en Puerto Rico. Por esta razón, la Ley Núm. 165 de 26 diciembre de 2013, según enmendada, dispuso la creación del Fondo para el Acceso a la Justicia. Entre otras tareas delegadas al Fondo, encontramos la atención a las cuentas de depósito Cuentas de Intereses en Fideicomiso de Abogados y Abogadas—CIFAA designadas en inglés como “Interest on Lawyer Trust Accounts” (“IOLTA”), autorizadas con el propósito de generar una fuente permanente de ingresos para ser distribuidos a las entidades cualificadas. Los bufetes, abogados y abogadas utilizarán estas cuentas para depositar el dinero que, aportados por sus clientes, generarán intereses cuyos fondos serán distribuidos por el Fondo para el Acceso a la Justicia. La Fundación Fondo de Acceso a la Justicia, Inc. (FFFAJ) se encargará, a su vez, de utilizar dichos fondos para promover que el principio de acceso a la justicia se cumpla. La utilización de estos fondos para los fines propuestos es constitucionalmente permisible [1] y cónsona con los deberes éticos de la profesión legal [2]. 

Por otro lado, la FFFAJ ha logrado allegar fondos de fuentes alternas a las cuentas CIFAA, con los cuales lleva a cabo regularmente subvenciones a entidades sin fines de lucro cualificadas. Estas guías se aprueban conforme a lo dispuesto en la Ley 165-2013, según enmendada, la cual autoriza establecer la reglamentación y políticas necesarias. Bajo dicha autoridad estatutaria, se adopta la presente Política de Subvenciones que establece los lineamientos de procesos y requisitos para la administración y distribución del Fondo de Acceso a la Justicia. 

 

Capítulo I. Disposiciones Generales 

Artículo 1.1 .- Título

Este documento se conocerá como “Política de Subvenciones del Fondo para el Acceso a la Justicia”. 

Artículo 1.2 – Base Legal

Se promulga esta Política de Subvenciones en virtud de la facultad conferida a la Junta Administrativa del Fondo para el Acceso a la Justicia (en adelante, Junta Administrativa) en virtud de la Ley Núm. 165 de 26 de diciembre de 2013, según enmendada. 

1 Brown vs. Legal Foundation of Washington, 538 U.S. 216 (2003). 2 Código de Ética Profesional, Canon 23 

Artículo 1.3 – Alcance, Aplicación y Propósito

Esta Política de Subvenciones será aplicable a todas las personas jurídicas y organizaciones que participen en los procesos de selección y distribución del Fondo para el Acceso a la Justicia, con el propósito de establecer guías y procedimientos aplicables estos fondos. De igual manera, esta Política será aplicable de manera general a todos los procesos de subvenciones de cualquier fondo o donación privada, siempre y cuando no sea incompatible con los requerimientos y/o condiciones de dicho fondo o donación. La FFAJ se reserva el derecho de modificar los términos de esta política en cualquier momento. 

 

Capítulo II. Concesión de Fondos 

Art. 2.01 – Autoridad para evaluar o no propuestas, conceder fondos y carácter definitivo de las decisiones de la Junta Administrativa

La Junta Administrativa, a través de la Junta Ejecutiva de la FFAJ, es la única con la autoridad de emitir convocatorias, evaluarlas, determinar si procede requerir una solicitud formal y completa para conceder aportaciones y subvenciones del Fondo para el Acceso a la Justicia (en adelante, FFAJ) en sus distintos programas. Las subvenciones del FFAJ constituyen decisiones discrecionales mediante el voto mayoritario de los y las integrantes de la Junta Administrativa, quienes utilizan su mejor criterio y establecerán unas guías de selección al tomar cada decisión. Por la naturaleza y frecuencia de estos procesos, toda decisión de la Junta Administrativa es final y no habrá procesos de apelaciones o reconsideraciones. 

Toda entidad integrante de la Junta de Directores, que a la fecha en que se publique la convocatoria, reciba fondos de la FFAJ y considere solicitar subsidios adicionales, no podrá participar de cualquier etapa del proceso de recibo, evaluación y selección de propuestas ni podrá recibir copia de las propuestas o documentos relacionados a dicho proceso. De igual forma, la persona directora integrante de la Junta que tenga relaciones profesionales con alguna entidad que aspire a recibir subsidiados de la FFAJ, o proponente, no podrá participar de cualquier etapa del proceso de recibo, evaluación y selección de propuestas ni podrá recibir copia de las propuestas o documentos relacionados a dicho proceso. 

Art. 2.02 – Convocatorias abiertas

Las oportunidades de subvenciones a través de la FFAJ serán publicadas en convocatorias abiertas. Los procesos de convocatoria se llevarán a cabo por lo menos dos veces al año. Las convocatorias serán publicadas a través de la página de internet de la FFFAJ, las redes sociales oficiales de la FFFAJ y divulgadas mediante correo electrónico o cualquier otro medio de difusión. 

Podrán participar de dichas convocatorias las organizaciones sin fines de lucro con exención contributiva local o federal que se consideren capacitadas para brindar los servicios legales civiles según requeridos en la convocatoria. Las organizaciones solicitantes deberán cumplir con todos los requisitos y procesos según delineados en la convocatoria, incluyendo asegurarse de responder adecuadamente con el formato y la información requerida. Además, deberán someter cualquier información adicional que le solicite la FFAJ como parte del proceso de evaluación. 

Art. 2.03 – Solicitudes y documentos entregados de forma tardía

El término concedido para su entrega será de cumplimiento estricto. No se aceptarán solicitudes fuera de las fechas límite establecidas, a menos que la organización solicitante pueda comprobar que la tardanza se debió a causa de fuerza mayor como:

1. desastres naturales que impidan el uso de medios de comunicación,

2. enfermedad repentina y crónica, o muerte de un familiar de la persona responsable de producir los documentos,

3. otras causas de fuerza mayor según la discreción de la Junta Ejecutiva. 

Sin embargo, la Junta Ejecutiva de la FFAJ, es decir, las personas directoras con voz y voto, tiene la discreción de aceptar de forma tardía documentos asociados con la solicitud si existen motivos justificados para dicha tardanza. La solicitud para que se acepten documentos de forma tardía tendrán que realizarse inmediatamente que el solicitante se dé cuenta de que no podrá entregar los mismos a tiempo. 

Art. 2.04 – Contenido de solicitudes

En la etapa de solicitud de fondos las organizaciones deberán presentar una propuesta o completar el formulario de propuesta provisto, según disponga la convocatoria. Por lo general, la propuesta deberá contener la siguiente información: 

1. 1. Una narrativa identificando lo siguiente:  

      a. Descripción de la organización y sus principales actividades/servicios
      b. Análisis del problema que proponen atender, un desglose de los objetivos del proyecto y el trabajo que se proponen realizar para alcanzar dichos objetivos.
      c. Identificación específica y descripción de la población a ser atendida y su ubicación geográfica, de ser aplicable.
      d. Mecanismo para asegurar que las personas a ser atendidas sean elegibles por el nivel de pobreza requerido por ley u otro factor de vulnerabilidad que afecte su acceso a la justicia, según la convocatoria.
      e. Una descripción detallada de los criterios que ofrecen para medir el éxito o los resultados del proyecto.
      f. De ser recipiente de otras subvenciones de la FFFAJ, ilustrar brevemente el desempeño y los resultados del proyecto que llevaron a cabo con esos fondos.

   2. Un presupuesto desglosado, incluyendo aquellos componentes del proyecto que serán subvencionados por otros fondos o por aportaciones en especie (“in kind”).
   3. Nombres e información de contacto de las personas responsables para cada una de las organizaciones participantes en Puerto Rico.
   4. Copia de la última planilla de contribución sobre ingresos presentada por cada una de las organizaciones participantes en Puerto Rico (si aplica)
   5. Certificación de patente municipal (si aplica)
   6. Certificación de exención contributiva de Puerto Rico y federal, de existir (si aplica)
   7. Certificación de pagos del IVU o relevo (si aplica)
   8. Certificación de Good Standing del Departamento de Estado (si aplica)
   9. Certificación, so pena de perjurio, que acredite la Prohibición en el art. 4.03 y que, a su vez, autoriza y releva a la FFAJ de realizar la investigación necesaria para corroborar la veracidad de la información presentada por la Entidad solicitante.
   10. Otros documentos que pudieran estar relacionados a la convocatoria

Art. 2.05 – Criterios de Evaluación

La FFAJ determinará los criterios de evaluación que se tomarán en consideración en cada convocatoria. La Junta Administrativa tendrá la discreción de modificar los mismos o tomar en cuenta criterios adicionales al evaluar las propuestas sometidas y sus organizaciones. Como marco general, la FFAJ tomará en cuenta los siguientes criterios de evaluación en su proceso de selección: 

1. Estructura y capacidad organizacional
2. Situación financiera
3. Identificación específica de necesidades legales
4. Efectividad para atender el problema de acceso a la justicia identificado
5. Impacto en población bajo los niveles de pobreza y/o factores de vulnerabilidad social y económica
6. Metodología para evaluaciones, planificación y ofrecimiento del servicio
7. Redes de colaboración y alcance comunitario
8. Coordinación con otras entidades proveedoras de servicio legal
9. Sistema de entregables (deliverables)
10. Historial como recipiente de subvención(es)
11. Razonabilidad de presupuesto propuesto

Art. 2.06 – Contrato de subvención

Una vez se considere aprobada la propuesta formal, la FFAJ procederá a notificar a la organización, la cual estará obligada a suscribir un contrato de subvención sin el cual no le serán adjudicados los fondos. Este contrato establecerá los acuerdos entre la FFAJ y la entidad seleccionada para garantizar el cumplimiento con la propuesta aprobada y garantizar la efectividad de los servicios. 

Art. 2.07 – Gastos administrativos

Los fondos de las subvenciones de la FFAJ no podrán ser utilizados para gastos administrativos como rentas de locales, dietas, mantenimiento, gastos de servicios de agua, luz, teléfono, entre otros. Solamente se subvencionarán gastos de administración relacionados directamente a la ejecución de los programas de servicios, como asistencia administrativa, transportación, equipo, materiales, entre otros. 

Art. 2.08 – Denegatorias y cancelación de subvenciones

La Junta Ejecutiva tiene la autoridad de determinar si una organización sin fines de lucro solicitante reúne los requisitos, o no cumple satisfactoriamente con la evaluación de las organizaciones compitiendo por la subvención. También tiene la autoridad de denegar o reducir las subvenciones, o terminar el contrato de subvención según las cláusulas establecidas en el mismo, o según sean modificadas, en esta política de subvenciones. 

En caso de que el pago de una subvención sea retrasado, diferido, prohibido o suspendido por una orden judicial o por la FFAJ debido a cambios imprevistos, la FFAJ no será responsable ni tendrá exposición legal por pérdidas, daños, reclamaciones, cobros ni reclamos de naturaleza alguna que surjan como consecuencia de tal acción. 

Art. 2.09 – Contingencia de los fondos otorgados

Los fondos provistos por la FFAJ pueden estar sujetos a cambios imprevistos debido a su procedencia, por lo que las subvenciones podrían verse limitadas a la disponibilidad de los mismos. En una situación de disponibilidad limitada, la FFAJ podrá recalcular la cantidad de la subvención concedida, procurando afectar lo menos posible a los proyectos de todas las organizaciones subvencionadas. A esos efectos, la FFAJ podría distribuir los fondos en cantidades mayores o menores o por períodos más cortos o más largos que lo solicitado por las organizaciones. 

Las subvenciones concedidas serán por el período especificado en el contrato que será firmado entre la FFAJ y las organizaciones. La otorgación de fondos a una entidad no implica obligación ni compromiso alguno, implícito o explícito, de conceder fondos en un futuro. 

 

Capítulo III. Desembolsos y términos de las subvenciones 

Art. 3.01 – Cambios en el contrato de subvención 

Luego de otorgado el contrato de subvención, no se permitirán cambios al mismo ni a ninguno de sus términos sin el consentimiento expreso de la FFAJ. Ningún cambio al contrato sin el consentimiento previo de la FFAJ tendrá valor alguno. 

Art. 3.02 – Cantidad y desembolso de la subvención

Toda subvención será desembolsada según el itinerario establecido en el contrato de subvención. El itinerario de distribución de pagos podrá ser enmendado o suspendido por la FFFAJ, por justa causa a ser determinada por su Junta Ejecutiva según establecido en esta política. El primer desembolso será realizado solamente luego que se otorgue el contrato. El contrato original firmado será entregado y custodiado por la FFFAJ. Los restantes desembolsos serán realizados siempre y cuando la organización subvencionada cumpla con su deber de rendir los informes requeridos para su proyecto, rinda los servicios de conformidad a la propuesta aprobada y mantenga fiel cumplimiento a las cláusulas del contrato. La cantidad de fondos otorgados en las subvenciones está sujeta a la disponibilidad de los ingresos recibidos, o fondos disponibles para distribuir sujeto al único y mejor criterio de la FFAJ.

Art. 3.03 – Duración de la subvención

El término de la subvención será inicialmente provisto a través de la convocatoria. No obstante, la vigencia de la subvención será establecida en el contrato entre la organización y la FFFAJ. 

Art. 3.04 – Uso de los fondos

El uso que la organización subvencionada le dará a los fondos está restringido a los renglones o partidas del presupuesto contenido en el contrato. Se detallará en el contrato aquellos renglones del presupuesto solicitado que fue aprobado por la Junta Administrativa. 

Art. 3.05 – Estados financieros

La organización proponente proveerá a la FFAJ copia de sus estados financieros independientes del año corriente de estar disponible, o del año previo a la solicitud, como parte de los criterios de evaluación para la selección de propuestas. Una vez seleccionada y provea los servicios correspondientes, la entidad subvencionada proveerá a la FFAJ copia de sus estados financieros para los años que contenga la data financiera sobre los fondos concedidos para el proyecto subvencionado. Las copias de los estados financieros deben ser remitidos por la organización subvencionada a la FFAJ dentro de veinte (20) días laborables luego de ser recibidos y deben contener una nota, certificación u opinión que establezca que los fondos se utilizaron exclusivamente para el proyecto propuesto en cumplimiento con las partidas presupuestarias según el contrato de subvención. 

Art. 3.06 – Fiscalización

La FFAJ tiene pleno derecho de fiscalización con respecto a los fondos otorgados y los servicios propuestos. Esto incluye, pero no se limita a poder requerir informes financieros o narrativos parciales relacionados al proyecto subvencionado, adicionales a los requeridos en el contrato. La FFAJ podrá tener acceso a documentos, expedientes de casos y servicios, y del personal de la organización que trabaje con el proyecto subvencionado, para auditorias, reuniones o entrevistas, cuando las mismas sean solicitadas con cinco (5) días laborables de anticipación. Se especificará en la solicitud el propósito de la reunión o entrevista. 

De igual manera, la entidad se obliga a recibir visitas coordinadas de la FFAJ para evaluar el desempeño y progreso de los trabajos subvencionados. 

Art. 3.07 – Uso adecuado de fondos

La organización subvencionada tiene la responsabilidad de asegurar que los fondos delegados se utilicen y se contabilicen de manera adecuada. En el caso de las entidades subvencionadas que son auditadas, los fondos subvencionados deberán ser auditados conforme a los procedimientos de la entidad. Las entidades son responsables de guardar y producir los documentos de apoyo que evidencien los gastos incurridos, y servicios provistos, por la entidad mediante el uso de los fondos subvencionados. Cualquier incumplimiento con estas responsabilidades será considerado como posible causa de incumplimiento según dispuesto en esta política. Es importante señalar que la FFAJ está sujeta a auditorías de la Oficina del Contralor de Puerto Rico por lo que la documentación tiene que ser conservada de conformidad con los estándares de tiempo y demás criterios requeridos por dicha oficina. En caso de ello ocurrir, la organización subvencionada cooperará con la información que le sea requerida por la persona Contralora. 

Art. 3.08 – Reconocimiento

Cuando la organización subvencionada realice una campaña publicitaria o educativa, deberá realizar lo siguiente: 

1. Reconocerá en las publicaciones relacionadas con el proyecto, ya sean físicas, auditivas, digitales o en cualquier otro formato, que las mismas “son posibles gracias a la subvención de la Fundación Fondo de Acceso a la Justicia, Inc.”.
2. Proveerá copia a la FFAJ de cualquier publicación física, auditiva, digital o en cualquier otro formato que esté relacionada con el proyecto y consiente expresamente a su divulgación. 

 

Capítulo IV – Evaluación y calidad de servicios provistos 

Art. 4.01 – Evaluación del proyecto e informes

La evaluación de los proyectos subvencionados es de fundamental importancia, como mecanismo de medir la efectividad de las medidas tomadas para ayudar a las personas y comunidades con necesidades legales y servir de base para futuras iniciativas a favor del acceso a la justicia. Por lo tanto, la FFAJ evaluará el desempeño de la organización durante el proyecto subvencionado, para garantizar el cumplimiento con la propuesta aprobada, los entregables esperados y las disposiciones del contrato en general. De igual manera, la organización deberá rendir informes a la FFAJ, según establecido en el contrato. Dichos informes serán tanto narrativos como financieros, sobre la utilización de los fondos concedidos. La frecuencia y detalles de los informes se establecerán en el contrato de subvención. 

Además, toda organización subvencionada deberá someter un informe narrativo y financiero final no más de treinta (30) días de concluido su proyecto. En este informe final, la organización deberá incluir: 

1. La data acumulativa o información de impacto total
2. Retos enfrentados y logros del proyecto
3. Análisis con observaciones y/o recomendaciones para atender las necesidades legales y mejorar la respuesta al servicio legal en apoyo a personas en Puerto Rico o a las comunidades servidas.
4. Cualquier otra información requerida por la FFAJ relacionada al proyecto subvencionado 

Art. 4.02 – Propósito y uso de los fondos

El propósito de la subvención será claramente establecido en el contrato, y tendrá que ajustarse a los usos permitidos conforme a la ley que crea el FFAJ y los reglamentos o guías aplicables. Los fondos no podrán ser utilizados para sustituir cualquier otro fondo que ya estuvo aprobado. Un incumplimiento con estas condiciones, sin autorización expresa de la FFAJ, será considerado como posible causa de incumplimiento según dispuesto por esta política. 

Art. 4.03 – Actividades prohibidas

La organización subvencionada tendrá que cumplir con las siguientes prohibiciones en cuanto a la utilización de los fondos concedidos, a menos que la FFAJ autorice una exención expresa: 

1. Los fondos no podrán ser utilizados para ningún caso en que razonablemente pudieran esperarse la concesión de honorarios o algún pago proveniente de la parte contraria mediante el pago de una sentencia o transacción favorable. No obstante, esta prohibición no aplicará en casos de reconvenciones compulsorias, o en un caso en el cual la organización subvencionada determina de buena fe que el/la cliente/a realizó esfuerzos razonables para conseguir representación legal privada, pero que dichos servicios no le han sido asequibles por que los potenciales honorarios o pagos son inadecuados, difíciles de cobrar o existe una situación en que la dificultad que presenta el caso hace que los honorarios o pagos posibles no compensen el trabajo que requiere el caso. Para llevar reconvenciones permisibles, se trendrá que solicitar autorización de la FFAJ, que tendrá discreción de autorizar o no la mismas.
2. Los fondos concedidos a la organización subvencionada no podrán ser utilizados en litigio o en cabildeo a favor o en contra de un partido político, funcionario en campaña política, o candidato a cualquier puesto político, sea o no electivo. Las abogadas y abogados cuya compensación es pagada con fondos de la subvención otorgada, quedan igualmente obligados a lo antes dicho, y no podrán realizar tarea alguna que no sea de la propuesta aprobada. 3. Nada en estas prohibiciones será interpretado de forma que impacte negativamente una relación abogado/a-cliente/a, ni la prestación de servicios legales.
3. La Entidad certifica a la FFAJ que ninguno de sus empleados, directores, oficiales, incorporadores, agentes, contratista o personal relacionado con la entidad que recibe la presente subvención ha sido convicto de delitos contra la integridad pública, según definido por ley, malversación de fondos públicos y/o privados, o delitos que impliquen depravación moral, y que no se ha declarado culpable de este tipo de delito en los Tribunales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en los Tribunales Federales o los Tribunales de cualquier jurisdicción de los Estados Unidos de América. De resultar culpable de los delitos antes mencionados, el contrato de subvención no será suscrito. De haber sido firmado, la Junta de la FFAJ lo declarará resuelto requiriendo la devolución íntegra de los fondos recibidos.

Art. 4.04 – Calidad de servicios

Cada organización subvencionada por la FFAJ: 

1. Deberá acreditar que las abogadas y abogados que trabajen en el proyecto y ejerzan un rol de asesoría y representación legal, están autorizadas por el Tribunal Supremo de Puerto Rico a ejercer la profesión en Puerto Rico. En el caso de las abogadas-notarias y abogados-notarios, deberán acreditar que están autorizadas a ejercer como notarios y que poseen una fianza notarial vigente. 
2. En todo momento honrará el privilegio abogado/a-cliente/a y proveerá servicios legales de calidad. Al aceptar y brindar servicios en un caso, la organización subvencionada y sus abogados/as, paralegales y demás personal guardarán fidelidad al Código de Ética Profesional de Puerto Rico vigentes y cualquiera otra regla o canon sobre responsabilidad profesional que sea aplicable; y deberán ejercer un juicio prudente y razonable en su relación con sus clientes/as, considerando todos los hechos de cada caso, incluyendo los méritos de cada asunto, así como el valor económico y práctico en cada caso;
   
3. Para asegurar la calidad en el servicio, la organización subvencionada implementará metodologías para realizar evaluaciones sobre el funcionamiento del proyecto y tomará acciones correctivas en caso de identificar alguna deficiencia en la calidad del servicio, informando a la FFAJ sobre estas determinaciones 

4. Asegurará que los fondos provistos por la FFAJ para el proyecto se utilizarán exclusivamente para proveer ayuda legal gratuita a personas, familias o comunidades de bajos ingresos y/0 en condiciones de mayor vulnerabilidad, según disponga el contrato de subvención. 5. Implantará un proceso ágil y de fácil acceso para que todas las personas que soliciten representación y asesoría legal en casos civiles, y cualifiquen, la obtengan sin complicaciones de carácter burocrático. 

Art. 4.05 – Elegibilidad para servicios

La organización subvencionada utilizará los fondos concedidos para proveer ayuda legal a personas de escasos recursos económicos según los estándares federales de pobreza y la Ley 165-2013. Los límites de ingresos son revisados anualmente y publicados por el gobierno federal. Algunas subvenciones pudieran incluir otros criterios de elegibilidad basados en factores de marginalidad o vulnerabilidad social y económica que impiden el acceso a la justicia de personas o comunidades particulares. Las organizaciones podrán establecer requisitos de elegibilidad distintos a los aquí indicados siempre y cuando estén autorizados en el contrato de subvención y/o la ley que crea el FFAJ. 

Art. 4.06 – Compromiso de colaboración

Parte del propósito de la FFAJ es promover la colaboración entre las organizaciones que subvenciona y (a) otras entidades que provean ayuda legal civil a personas, familias y comunidades pobres en Puerto Rico, (b) el Colegio de Abogados y Abogadas de Puerto Rico (CAAPR), la Asociación de Abogados de Puerto Rico (AAPR), Colegio de Notarios (c) entidades en la sociedad civil de servicio al público y (d) las agencias gubernamentales pertinentes para establecer procedimientos y prácticas razonables para referir casos entre sí y aquellos casos que no cualifican a abogadas, abogados y bufetes privados/as. Por tanto, se les solicitará a las organizaciones sin fines de lucro subvencionadas que establezcan colaboraciones con estas entidades para establecer procesos y prácticas razonables de manejo de referidos de casos entre las organizaciones subvencionadas por la FFAJ, según se lo permitan las regulaciones que le apliquen. 

La colaboración efectiva entre organizaciones que reciben fondos de la FFAJ para fortalecer sus proyectos será un factor importante que será considerado en la evaluación de futuras subvenciones. De igual manera, se exhortará a las organizaciones subvencionadas a establecer colaboración con líderes comunitarios, organizaciones de base comunitaria, instituciones educativas, colegios o asociaciones de profesionales, entre otros, para complementar y/o promover el servicio ofrecido a través del proyecto.  

Art. 4.07 – Carta de Aceptación

Excepto en casos que envuelvan servicios breves o limitados, las organizaciones subvencionadas emitirán una carta escrita aceptando el caso y mediará entre las partes un acuerdo de representación legal para cada caso. Este documento contendrá los términos de la representación, incluyendo términos para renuncia a la representación. 

 

Capítulo V – Requisitos de administración y manejo fiscal de la subvención 

Art. 5.01 – Continuidad de los programas subvencionados

Las organizaciones subvencionadas deberán: 

1. regularmente resguardar información de manejo de casos, información financiera, documentos y otros datos esenciales. Deberán también realizar pruebas semanales de sus resguardos (“back ups”) y se asegurará de mantener copia de la información resguardada en un lugar seguro, separado de sus facilidades;
2. tener la capacidad de convertir documentos escritos en papel al formato “Portable Document Format” (pdf) así como la capacidad de transmitir dichos documentos electrónicamente;
3. certificar que tiene acceso al Internet, incluyendo la habilidad de descargar documentos y expedientes del Internet, así como la capacidad a través de correo electrónico de enviar y recibir mensajes y anejos tanto internamente como de fuentes externas;notificar inmediatamente a la FFAJ (en no más de diez [10] días laborables) si llega a carecer o dejar de tener alguna de estas capacidades, incluyendo las razones y un plan y fecha meta para cumplir con estas obligaciones.

Art. 5.02 – Subvenciones secundarias (Subgrants)

La subvención secundaria está prohibida. Es decir, utilización por la organización subvencionada de alguna parte de estos fondos para sub-contratar cualquier otra entidad que lleve a cabo las actividades o proveer servicios descritos en la propuesta – de cualquier parte de los fondos concedidos conforme este contrato, sin aprobación previa escrita de la FFAJ. De ser aprobada una entidad sub-contratista, ésta debe aceptar por escrito todos los términos y condiciones del presente contrato y la organización subvencionada estará encargada de asegurar su cumplimiento con este contrato y con los objetivos programáticos del proyecto. La entidad sub-contratista también será ser monitoreada y cumplir con todos los requisitos dispuestos en este reglamento y en el contrato vigente con la FFAJ. 

Art. 5.03 – Exención contributiva

Las organizaciones subvencionadas tendrán que certificar que han recibido exención contributiva del Departamento de Hacienda de Puerto Rico o, según sea el caso, han obtenido estatus de entidad exenta bajo la sección 501(c)(3) del código de rentas internas de Estados Unidos y proveer a la FFAJ copias de su(s) carta(s) de exención. Las organizaciones no podrán utilizar los fondos aquí concedidos de forma alguna que violen las condiciones de su exención contributiva y tendrán que notificar a la FFAJ de cualquier cambio en su estado contributivo durante la duración de la subvención, dentro de un término de diez (10) días contados desde que tiene conocimiento del cambio. 

Art. 5.04 – Indemnizaciones y otros usos prohibidos

El uso de los fondos provistos por la FFAJ a las organizaciones subvencionadas para el pago de indemnización alguna a empleados(as) que sean terminados(as) o despedidos(as) está prohibido. Los fondos tampoco podrán ser utilizados para el pago de multas, penalidades, sanciones, gastos no aprobados, daños y/o transacciones surgidas de violaciones (o violaciones alegadas) o incumplimientos con cualquier otra subvención, contrato, reglas de cualquier tribunal estatal o federal, o de leyes o reglamentos locales. 

Art. 5.05 – Cambios en la composición de la Junta de Directores y en la capacidad para llevar el proyecto subvencionado

Todo cambio en la composición de los integrantes de su junta de directores, será notificado dentro de diez (10) días de ocurrido. La notificación se hará por escrito a la dirección postal y electrónica de la FFAJ. Si una organización subvencionada experimenta condiciones o cambios en sus circunstancias que imposibilitarán su capacidad para llevar a cabo las actividades y/o brindar los servicios contemplados en el proyecto, notificará a la FFAJ de tal suceso en un término no mayor de quince (15) días laborables, contados desde su conocimiento de los cambios. 

Art. 5.06 – Otras visitas de monitoreo

En un término no mayor de diez (10) días laborables desde que reciba una notificación de alguna visita regular o especial de monitoreo, evaluación o investigación por otra entidad que le ha provisto fondos y que de alguna manera guarda relación con el proyecto subvencionado, la organización notificará a la FFAJ de la fecha y propósito de tal monitoreo, evaluación o investigación. Cualquier informe final producido sobre tal visita será provisto a la FFAJ dentro del término de diez (10) días laborables contados desde su recibo por la organización subvencionada. Toda información producto de este monitoreo será tratada por la FFAJ con absoluta confidencialidad. 

Art. 5.07 – Acción tomada por otra entidad

Las organizaciones subvencionadas deberán notificar a la FFAJ, dentro del término de diez (10) días laborables contados desde su recibo, la notificación de cualquiera de los siguientes eventos que pudiera afectar o poner en riesgo el proyecto subvencionado: 

1. Otra entidad ha terminado su contrato de financiamiento o subvención con la organización subvencionada por “causa” – un incumplimiento u otra violación de contrato que permitió tal terminación;
2. Como resultado de una visita de evaluación, monitoria o auditoría ha solicitado la devolución de algún fondo de la organización subvencionada por razón de ésta haber incurrido gastos no permisibles (“disallowable costs”) bajo su contrato. Toda información recibida será tratada por la FFAJ con absoluta confidencialidad, excepto que haya sido renunciado este privilegio o así lo ordene un tribunal. 

Art. 5.08 – Renuncia del director(a) ejecutivo(a)

La organización subvencionada deberá notificar a la FFAJ, dentro del término de quince (15) días laborables, la renuncia, terminación u otra ocurrencia de cualquier otro evento que impida que su dirección ejecutiva (u otra persona responsable para la administración de los fondos aquí concedidos) pueda llevar a cabo sus funciones. La notificación debe incluir además los planes de la organización subvencionada a corto y largo plazo para reemplazar el/la directora(a) saliente y/o evitar que se vea afectado adversamente el proyecto subvencionado. 

Art. 5.09 – Seguros y acreditación (“good standing”)

Las organizaciones subvencionadas tienen que mantener una póliza de responsabilidad pública que cubra las actividades relacionadas al proyecto subvencionado. En subvenciones que incluyan el trabajo legal notarial, los y las abogadas contratadas deberán mantener al día su Fianza Notarial. En todo caso, la organización subvencionada tendrá que verificar y acreditarle a la FFAJ que los y las abogadas contratadas para proveer servicios legales se encuentran debidamente autorizados a practicar la profesión jurídica en Puerto Rico y proveer a la organización su certificación (“good standing”) expedida por el Tribunal Supremo de Puerto Rico. 

Art. 5.10 – Uso ilegal

Si la organización subvencionada detecta un desvío, apropiación ilegal, uso fraudulento o indebido de fondos concedidos por la FFAJ, deberá notificar de tal suceso a la FFAJ dentro de un término no mayor de tres (3) días laborables de haber conocido tal suceso. Dicha notificación incluirá las acciones legales, administrativas o ante las autoridades pertinentes que ha tomado o tomará al respecto. 

Art. 5.11 – Contabilidad e informes financieros

Las organizaciones subvencionadas mantendrán récords y cuentas consistentes con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). Como alternativa, podrán utilizar otro sistema abarcador de contabilidad que provea los controles necesarios para asegurar el uso apropiado y la contabilidad de los fondos concedidos, el cual deberá ser informado previamente por la FFAJ. La organización subvencionada proveerá informes y documentos de apoyo según requeridos en el contrato detallando el uso de los fondos concedidos según el itinerario establecido. 

Art. 5.12 – Récords e inspección

Las organizaciones subvencionadas mantendrán sus records financieros y cuentas del proyecto subvencionado durante un período de no menos de cinco (5) años, luego de rendido su informe final. Se permitirá la inspección de estos documentos por representantes de la FFAJ previo aviso y coordinación con la organización, en cualquiera de sus facilidades. Las organizaciones subvencionadas cooperarán durante tales inspecciones y brindarán cualquier información adicional y relacionada que los/las representantes puedan razonablemente requerir como pertinentes para determinar cumplimiento. El acceso de la FFAJ a los récords y cuentas de referencia será por el período completo de su conservación – o sea, por hasta cinco (5) años luego de rendido el informe final. Al cumplir con estos requisitos, las organizaciones subvencionadas podrán proteger cualquier información confidencial o que identifique clientes particulares cuando determine que tal divulgación violaría la confidencialidad abogado-cliente o algún canon de ética profesional vigente en Puerto Rico. 

 

Capítulo VI – Incumplimiento, remedios y terminación 

Art. 6.01 – Incumplimiento

Se considerará justa causa para la alteración o suspensión de un contrato con una organización subvencionada el incumplimento con los términos y condiciones de la subvención. Como incumplimiento se considera: 

1. Cualquier violación por una organización subvencionada a los términos del contrato, o de los reglamentos y leyes aplicables;
2. Cualquier uso de la subvención en formas distintas a las aprobadas por la Junta Administrativa como parte del contrato, y aquellas revisiones aprobadas dentro del periodo de la subvención;
3. Cualquier evento que cause que la organización subvencionada no fuese elegible para recibir fondos de la FFAJ, conforme a los requisitos de elegibilidad establecidos en el artículo 2.04;
4. Proveer información falsa o engañosa a la FFAJ en el proceso de solicitud de fondos, monitoreo, auditoría, informes, u otras comunicaciones oficiales; 5. Faltar a la devolución de fondos de la subvención no utilizados al final del período de la misma, a menos que una extensión sea aprobada por la FFAJ. 6. Otras causas indicadas específicamente a través de este contrato.

Art. 6.02 – Remedios

En caso de incumplimiento por parte de alguna organización subvencionada y si la FFAJ tiene razón sustancial para creer que la organización (1) causó el incumplimiento de forma intencional o persistente o (2) dejó de tomar los pasos apropiados para solucionar el incumplimiento luego de la notificación por parte de la FFAJ, ésta última tendrá derecho a: 

1. Adoptar un itinerario distinto para desembolsar los fondos de la subvención y condicionar parcial o completamente los pagos subsiguientes a que la organización subvencionada corrija el incumpliento o acepte el plan de la FFAJ para corregir el incumplimiento;
2. Terminar la subvención, según establecido en el Art. 6.04;
3. Exigir la devolución de la cantidad subvencionada utilizada de forma impropia por la organización, y recurrir a acciones legales para recuperarla;
4. Buscar otros remedios que la FFAJ crea apropiados.

Art. 6.03 – Procedimientos

Los siguientes procedimientos serán utilizados por la FFAJ para decidir los remedios a ser utilizados ante un incumplimiento: 

1. Al identificar una posible causa de incumplimiento, la FFAJ notificará a la organización subvencionada y le concederá diez (10) días laborables para que aclare, corrija o indique cómo corregirá el incumplimiento identificado.
2. De no contestar, aclarar, mostrar forma en que se corregirá el incumplimiento, o de no ser posible corregirlo, la FFAJ procederá a determinar si se configura un incumplimiento según definido en el Art. 6.01, y el remedio que utilizará.
3. Para ayudar en la determinación de incumplimiento y escoger el remedio, la FFFAJ podrá discrecionalmente proveer una audiencia a la organización subvencionada ante la o las personas designadas para ello por la Junta Ejecutiva.
4. En caso de que la FFAJ determine que procede la terminación de la subvención, o la retención de desembolsos, le notificará de su intención a la organización subvencionada y le otorgará cinco (5) días laborables, improrrogables, para que justifique la necesidad de una audiencia informal ante la o las personas designadas para ello por la Junta Ejecutiva. De así considerarlo, la FFAJ no tendrá obligación de conceder dicha audiencia, y tomará la determinación que corresponda notificando a la organización subvencionada dentro de los próximos diez (10) laborables. 

Art. 6.04 – Terminación

En cualquier caso que la FFAJ determine que procede la terminación del contrato, ésta notificará por adelantado a la organización subvencionada de la fecha final para el cierre de la subvención. La organización deberá proveer detalles de contabilidad completos sobre los gastos incurridos, en o antes de 30 días a partir de la fecha final de cierre, incluyendo la devolución a la FFAJ de aquellas cantidades gastadas inapropiadamente y un informe de cualquier obligación cargadas de forma apropiada a la subvención para las cuales todavía la FFAJ no haya desembolsado los fondos. La notificación por adelantado será de por lo menos 30 días, a menos que la Junta Administrativa de FFAJ determine como parte de su decisión de terminación que los fondos de la subvención corren un riesgo sustancial que amerite una notificación más corta. Los pagos de la subvención estarán sujetos a lo establecido en el Art. 6.02.